MESSAGE DES TRÉSORIERS AMHA
Rapport du trésorier de mai 2020
Notre situation financière pour 2019 s'est très bien terminée. Nous avons terminé l'année avec un petit bénéfice de 2 382,41 $ avant amortissement. Bien que ce nombre semble très faible, il est bien meilleur que la perte déclarée de 133 821,15 $ avant amortissement en 2018. Je suis heureux de dire que nous avons pu apporter un changement positif à la situation financière de l'AMHA en peu de temps et je me sens très à l'aise que nous pourrons continuer à le faire avec le soutien continu des membres.
Nous avons été confrontés à des moments difficiles pour notre association ainsi que pour nos membres jusqu'à présent en 2020. Je suis fier de notre personnel de bureau et du conseil d'administration pour continuer à faire progresser l'association afin que les membres soient affectés de la manière la moins possible pendant ces événements sans précédent. fois. Nous avons continué d'aller de l'avant avec nos expositions régionales et mondiales et nous avons hâte de voir tout le monde là-bas.
Comme beaucoup d'entre vous le savent, nous avons dû fermer le bureau pour le mois d'avril en raison de la pandémie à laquelle le monde était confronté. Nous avons eu la chance de pouvoir rouvrir le bureau en mai. Ces derniers mois ont été difficiles pour tout le monde, y compris AMHA, et nous avons enregistré une baisse significative de nos revenus en raison de tout ce qui se passe dans le monde. Cependant, nous avons pu compenser ces pertes en réduisant considérablement nos dépenses pendant la fermeture et en rouvrant stratégiquement le bureau après la fermeture. Bien que les revenus aient considérablement diminué, les dépenses ont également diminué proportionnellement. Nous sommes actuellement sur la bonne voie pour terminer l'année avec un bénéfice net similaire au montant budgété.
Grâce à notre enquête présentée à la communauté des chevaux miniatures, nous avons pu déterminer que nous aurions dû assister à des expositions régionales extrêmement bien fréquentées cette année. Nous sommes ravis de dire que nous devrions avoir plus de chevaux à chaque exposition régionale en 2020 qu'en 2019. Nous nous attendons à ce que nos bénéfices de ces trois expositions nous aident à nous transporter tout au long de l'année et jusqu'en 2021. Merci à tous ceux qui ont a accepté d'assister à nos spectacles et d'aider AMHA à aller de l'avant en ces temps difficiles.
J'espère que tout le monde reste en bonne santé et en sécurité et nous avons hâte de voir tout le monde au Salon régional et mondial.
Respectueusement soumis,
Dawn Henrich, trésorière de l'AMHA
RAPPORT DES TRÉSORS AMHA
Avril 2019
En tant que trésorier de l'AMHA, je tiens à remercier personnellement tous les membres et le personnel qui travaillent dur pour aider l'AMHA à réussir financièrement. Vos efforts sont très appréciés et nécessaires en ce moment. Laura fait un travail incroyable en obtenant des sponsors de classe pour le World Show. Si vous n'avez pas envoyé votre parrainage, veuillez le faire. Si vous n'avez pas placé d'annonce dans notre e-magazine, veuillez le faire. Nous avons également des packages de sponsors d'entreprise disponibles et des informations publicitaires pour notre programme World Show seront bientôt disponibles.
Nous avons finalisé les états financiers du 1er trimestre 2019. Notre organisation génère l'essentiel de ses revenus aux 2ème et 3ème trimestres et les 1er et 4ème trimestres en souffrent. Cependant, nous avons généré plus de revenus au premier trimestre que prévu, mais nous avons eu des dépenses supérieures aux montants budgétés. Nous travaillons dur tous les jours pour nous remettre sur la bonne voie et, espérons-le, d'ici la fin de l'année, nous nous retrouverons très près des montants budgétés.
Nous souhaitons la bienvenue à Becky Myers au sein de l'équipe AMHA. Becky vient à nous en tant que comptable expérimentée et a fait un excellent travail en travaillant à la comptabilité au cours du dernier mois. Au cours du prochain trimestre, nous travaillerons ensemble sur la liste des comptes débiteurs et vérifierons les soldes et nous tenterons de recouvrer les soldes impayés de nos membres. Si vous recevez une facture envoyée par courrier électronique par AMHA, votre paiement rapide est apprécié.
Comme beaucoup d'entre vous le savent, notre système informatique actuel est désuet et très difficile pour le personnel de traiter efficacement les documents. Nous évaluons actuellement notre système informatique et espérons au moins obtenir quelques nouveaux ordinateurs pour le personnel afin qu'il ne travaille pas toujours sur les ordinateurs de plus de 10 ans qui sont vieux et fatigués. Cependant, notre logiciel actuel ne nous permet pas de mettre à niveau tous nos ordinateurs en raison de problèmes de compatibilité. Nous étudions également un nouveau système de commerce électronique qui permettra de traiter les adhésions et autres éléments simples via le site Web. Notre objectif est de mettre en place le système de commerce électronique afin que le personnel n'ait pas à utiliser une grande partie de son temps précieux pour traiter ces transactions. L'automatisation est la clé d'un système de commerce électronique réussi pour nous et c'est ce que nous recherchons.
Après avoir examiné les dépenses de l'an dernier, nous avons déterminé que nous avions dépensé près de 25 000 $ en frais de traitement des cartes de crédit. Malheureusement, l'AMHA n'est pas en mesure de continuer à supporter ces coûts. Par conséquent, nous commencerons à facturer 3,5% pour chaque paiement par carte de crédit domestique que nous traitons à partir du 1er mai. Nous nous excusons pour ce désagrément, mais le CA estime que cela est nécessaire pour le moment. Si vous ne souhaitez pas payer les frais de carte de crédit, nous avons une nouvelle option de paiement pour nos membres. Nous sommes en mesure de traiter les paiements ACH directement depuis votre compte bancaire. Si vous souhaitez conserver vos informations bancaires dans les archives de l'AMHA, veuillez remplir le formulaire d'autorisation ACH sur le site Internet et le renvoyer à accounting@amha.org .
Nous avons changé notre société de traitement des cartes de crédit afin de réduire nos taux de traitement. Nous espérons avoir réduit les taux dans un proche avenir et serons en mesure de transmettre ces réductions aux membres à ce moment-là. Le nouveau système de traitement nécessite le numéro CVV pour chaque carte de crédit qui n'était pas requise sur l'ancien système. La bonne nouvelle est que nous pouvons désormais stocker les informations de carte de crédit directement dans le logiciel de traitement, ce qui rendra le processus beaucoup plus efficace pour le bureau. Merci de votre patience pendant la transition de tout le monde vers notre nouveau logiciel.
Nous avons apporté et continuerons d'apporter de nombreux changements positifs pour AMHA. Nous apprécions le soutien de tous nos membres. Il s'agit de votre organisation et nous savons qu'il est très important pour beaucoup de la voir réussir.
Respectueusement soumis,
Dawn Henrich, trésorière de l'AMHA
RAPPORT DES TRÉSORS AMHA
14 février 2019
En tant que trésorier nouvellement élu au comité exécutif de l'AMHA en novembre 2018 et membre nouvellement élu au conseil d'administration de l'AMHA, je voudrais profiter de l'occasion pour me présenter. Je m'appelle Dawn Henrich de Lowell, FL. Je travaille dans l'industrie du cheval miniature depuis 30 ans. Ma contribution au comité exécutif actuel est que je possède une solide expérience en finance et en comptabilité. J'ai une maîtrise en comptabilité et gestion financière, je suis un CPA agréé en Floride et je possède actuellement ma propre société de conseil en comptabilité. J'apporte les connaissances et l'expérience en comptabilité dont AMHA a besoin au nouveau comité exécutif de l'AMHA.
Je crois comprendre que le système comptable AMHA s'est «écrasé» en février 2017. Le personnel de l'AMHA a travaillé sur la tâche longue et ardue de recapturer les données et il a fallu bien plus d'un an pour que des rapports financiers puissent être produits. Nous avions un cabinet comptable externe pour aider l'AMHA à aller de l'avant et à mettre en œuvre un système QuickBooks pour notre comptabilité, mais nous n'avons toujours pas été en mesure de produire des rapports financiers précis et utiles pour le conseil d'administration et les membres. Avec ce nouveau défi devant moi en tant que trésorier de l'AMHA, je n'ai pas hésité et j'ai sauté des pieds. Sheryl Petersen, votre nouvelle présidente de l'AMHA; Joanne Ross, votre nouvelle vice-présidente AMHA; et j'ai passé 4 longues journées au bureau de l'AMHA à parcourir le logiciel financier et les transactions quotidiennes pour tout mettre à jour et équilibrer les comptes bancaires. En vérité, je n'étais pas préparé à l'absence d'organisation et d'exactitude que j'ai découvert dans les dossiers financiers existants. Cela tient en partie au fait que le bureau fonctionnait entre deux systèmes comptables différents et n'utilisait pas pleinement toutes les facettes du logiciel QuickBooks. De plus, des dépenses d'environ 75 000 $ ont été affectées par erreur à 2018 et auraient dû figurer dans les états financiers de 2017. Par conséquent, notre perte de fin d'année 2018 aurait dû être plus proche de 80000 $ et non de 155000 $ et nos états financiers de 2017 auraient dû indiquer une perte importante. J'ai passé les 4 derniers mois à travailler en étroite collaboration avec le personnel du bureau et le comité exécutif de l'AMHA pour mettre en œuvre de nouvelles politiques et procédures dans le traitement de nos transactions quotidiennes pour obtenir nos données financières mises à jour et exactes. Ma priorité est de m'assurer que nos rapports financiers sont clairs, corrects et compréhensibles, non seulement pour le conseil d'administration de l'AMHA, mais pour vous, les membres. Ce fut un processus long et ardu, mais il est terminé pour 2018 et nous continuons à évaluer le processus quotidien pour améliorer les processus et l'expérience des membres de l'AMHA.
Comme beaucoup d'entre vous le savent, il y a un ralentissement économique dans l'industrie équine depuis un certain temps, que ce soit avec des associations de race ou des organisations comme votre 4-H local. Le défi de la budgétisation des changements dans l'industrie équine n'est pas unique aux chevaux miniatures. La grande majorité des races connaissent une baisse du nombre de membres, moins d'inscriptions de poulains et une moindre participation aux expositions hippiques, d'où une baisse des revenus. Votre nouveau comité exécutif se concentre sur le maintien de la stabilité financière de l'AMHA en cette période où les associations équines font face à une tendance à la baisse. Armés d'informations financières solides et précises, le conseil d'administration et le comité exécutif actuels de l'AMHA ont soigneusement examiné les options d'économies et d'augmentation des revenus. Nous avons dû prendre des décisions financières difficiles qui peuvent entraîner des modifications des honoraires, éliminer les remboursements et entraîner une réduction du personnel et une redistribution des tâches liées au travail au bureau de l'AMHA.
Le changement pour le mieux a sa propre courbe d'apprentissage et nous vous demandons d'être patient avec le processus de réorganisation. Je peux vous assurer qu'aucune décision n'est prise à la légère.
Le conseil d'administration et EC travaillent sur des moyens d'augmenter les revenus et de réduire les dépenses. Certains des éléments sur lesquels nous travaillons incluent:
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Une utilisation plus efficace de notre technologie de bureau et de notre personnel actuels
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Rétablissement de notre statut 501 (c) (3) pour permettre les dons déductibles d'impôt des membres et des sociétés
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Obtenir un contrat pro bono pour une entreprise de marketing professionnelle pour gérer notre marketing E-Magazine et Eblast
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Des frais de traitement de carte de crédit seront institués
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Révision de notre programme de tableau d'honneur de fin d'année
Je peux vous assurer à 100% que l'objectif unique de votre comité exécutif actuel et de votre conseil d'administration est de voir le succès continu de l'AMHA. Bon nombre des problèmes financiers actuels au sein de l'AMHA existent parce que des programmes, des règles et des politiques ont été votés sans que des états financiers appropriés aient été présentés au comité des finances et au conseil d'administration avant le vote proprement dit. Cela doit cesser. Nous devons donner la priorité aux aspects pratiques de l'AMHA et le gérer comme une entreprise. Ces dépenses, programmes et politiques mal documentés ne se sont pas produits au cours d'une année ou sous la direction d'un conseil d'administration ou d'un PDG en particulier. Notre situation financière actuelle est le résultat des décisions de nombreux conseils d'administration et de leurs membres depuis de nombreuses années.
La bonne nouvelle, c'est que grâce à nos récents changements, nous avons réussi à équilibrer notre budget et à anticiper un bénéfice d'ici la fin de cette année. Cependant, nous avons besoin de votre soutien continu en tant que membres pour en faire une réalité. Beaucoup de gens nous ont demandé: «Que puis-je faire?» Eh bien, voici quelques suggestions:
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AMHA a besoin de VOUS pour placer des annonces dans le magazine E.
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AMHA a besoin de VOUS pour présenter vos fermes et / ou étalons sur notre site Web et sur le webcast du World Show
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AMHA a besoin de VOUS pour enregistrer vos chevaux et garder leurs documents à jour.
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AMHA a besoin de VOUS pour nous rejoindre à nos salons locaux, régionaux et mondiaux et les soutenir par le biais des inscriptions et du parrainage de classe
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AMHA a besoin de VOUS pour être un ambassadeur de notre Association et inviter d'autres personnes à nous rejoindre dans l'industrie du cheval miniature que nous connaissons et aimons tous.
C'est VOTRE association! Nous vous demandons de soutenir AMHA de toutes les manières possibles. Nos amis, chevaux et humains, comptent sur nous pour nous unir en famille pour assurer le succès de l'AMHA. Votre personnel de bureau AMHA , votre comité exécutif et votre conseil d'administration travaillent très dur pour assurer le succès, mais nous ne pouvons pas le faire seuls. Nous avons besoin de votre soutien! Les rapports financiers de l'AMHA sont disponibles. Notre plan est de les mettre à jour trimestriellement. J'ai hâte de vous servir de trésorier et j'apprécie votre soutien alors que nous continuons à faire avancer l'AMHA dans le futur.
Respectueusement soumis,
Dawn Henrich, trésorière de l'AMHA
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